मेल मर्ज क्‍या हैं उपयोग कैसे करें

मेल मर्ज माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक कमाल का टूल है जिसका नाम है मेल मर्ज, Mail Merge kya hai?

एप्लीकेशन, लेटर तैयार करने की बात आती है और उस एप्लीकेशन या लेटर को ढेर सारे लोगों के पास भेजना होता है तो हम लोग एप्लीकेशन को तैयार करने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करते हैं.

इस लेख में हम लोग मेल मर्ज के बारे में पूरी जानकारी प्राप्त करने वाले हैं जिसमें हम लोग जानेंगे कि मेल मर्ज को कैसे उपयोग किया जाता है मेल मर्ज को कितने स्टेप में हम लोग कंप्लीट करते हैं और मेल मर्ज से क्या लाभ है  मेल मर्ज के बारे में पूरी जानकारी पाने के लिए इस लेख को पूरा पढ़ें.

What is Mail Merge in hindi

जब कभी भी हम लोगों को ढेर सारे लोगों का किसी तरह का आमंत्रण या एप्लीकेशन या किसी प्रकार की सूचना को पहुंचाना होता है तो उस समय हम लोग Microsoft word के मेल मर्ज का जो टूल है उसका उपयोग करके ढेर सारा एप्लीकेशन लेटर या इनवेलप तैयार कर लेते हैं.

और बहुत ही आसानी से उसको हम लोग अधिक से अधिक लोगों के पास कम समय में प्रेषित कर देते हैं  माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के मेलिंग स्टेप के अंदर में Mail merge ब्लॉक के अंदर मेल मर्ज का ऑप्शन दिया गया है जिसमें लेटर ईमेल मैसेज इनवेलप या सिलेबस आदि को बनाने का ऑप्शन मिलता है.

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जब कभी भी लेटर तैयार करना हो या किसी को ईमेल मैसेज देना हो या फिर इनवेलप तैयार करना हो लेबल्स तैयार करना हो और एक से अधिक संख्या में तैयार करना हो तो उस समय मेल मर्ज का उपयोग बहुत ही जरूरी हो जाता है क्योंकि मेल मर्ज की सहायता से अधिक संख्या में इन सारे कामों को हम लोग बहुत ही आसानी से कर पाते हैं.

मेल मर्ज को हम लोग छः स्टेप में पूरा करते हैं सबसे पहले माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को ओपन करने के बाद मेलिंग्स टैब पर क्लिक करते हैं और उसके बाद जो मेल मर्ज का जो छः प्रोसेस है वह शुरू होता हैंं.

First Step

Start Mail Merge मेलिंग टेब मैं स्टार्ट मेल मर्ज पर क्लिक करते हैं क्लिक करने के बाद वहां पर सात ऑप्शन मिलेगा जैसा कि

• Letters
• Email messages
• Envelops
• Levels
• Directory
• Normal word document
• Step by step mail merge wizard.

यहां पर हम लोग सबसे पहले लेटर पर क्लिक करेंगे और लेटर का फॉर्मेट तैयार कर लेंगे .

Second Step

Select Recipients लेटर का फॉर्मेट तैयार कर लेने के बाद सिलेक्ट रिसेप्शनिस्ट पर क्लिक करेंगे क्लिक करने के बाद कुछ इस तरह का ऑप्शन मिलेगा.

• Type a new list
• Use an existing list
• Choose from outlook contacts

इन तीनों का ऑप्शन का मतलब है कि यदि आप जिनको जिनको भी एप्लीकेशन को भेजना चाहते हैं उनका एक नया लिस्ट बनाएं जिसमें उनका नाम एड्रेस मोबाइल नंबर आदि हो या फिर यदि आपके पास डाटा बना हुआ है तो आप दूसरे ऑप्शन पर क्लिक करें या फिर आपके पास आउटलुक में कॉन्टेक्ट्स है तो वहां से भी आप चूज करके तीसरा ऑप्शन का उपयोग कर सकते हैं अब यहां से जिनको एप्लीकेशन सेंड करना है डाटा तैयार करने के बाद. 

Third Step 

Edit Recipients list तीसरे स्टेप में एडिट रिसेप्शनिस्ट का ऑप्शन मिलता है जिस पर क्लिक करके हम लोग जो डाटा का लिस्ट होता है जिनको एप्लीकेशन भेजना होता है उसमें अभी कुछ बदलाव करना हो तो एडिट रिसेप्शनिस्ट में जाकर के हम लोग कर सकते हैं. 

Fourth Step

Insert merge field यहां क्लिक करने के बाद जो हम लोगों का रिसेप्शनिस्ट डाटा होता है उसमें नेम एड्रेस या जो जो भी ऑप्शन होता है उसको लेटर में हम लोग इंसल्ट कर आते हैं वन बाई वन और सारे ऑप्शन को इंसर्ट करा लेने के बाद अगले ऑप्शन की ओर आगे बढ़ते हैं. 

Fifth Step 

Preview results इस ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद जो लेटर या एप्लीकेशन है उसमें जो हमारे डाटा का रिकॉर्ड होता है वह सारा मर्ज होकर के एक एप्लीकेशन या लेटर का आकार में तब्दील हो करके दिखने लगता है उसके बाद हम लोग अगले ऑप्शन की ओर आगे बढ़ते हैं. 

Sixth Step

• Finish and merge इस ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद इसमें तीन ऑप्शन मिलता है
• Edit individual document
• Print document
• Send email messages

यदि पत्र को वन बाई वन करके देखना चाहते हैं तो उसके लिए हम लोग एडिट इंडिविजुअल डॉक्यूमेंट पर क्लिक करते हैं और सारे पत्र को हम लोग एक एक करके एमएस वर्ड में देख पाते हैं या फिर इन सारे पत्र को प्रिंट करना है तो दूसरा ऑप्शन प्रिंट डॉक्यूमेंट को हम लोग सेलेक्ट करते हैं.

या फिर इन सारे पत्र को यदि हम लोगों को मेल करना है तो तीसरा ऑप्शन सेंड ईमेल मैसेज को सेलेक्ट करके सारे पत्र को हम मेल कर देते हैं इस तरह से हम लोग माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज को छ: स्टेप में कंप्लीट करते हैं.

साराशं 

मेल मर्ज के बारे में स्टेप बाय स्टेप वीडियो में ऊपर बताया गया है अधिक जानकारी के लिए आप वीडियो को देख सकते हैं.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के मेल मर्ज के बारे में यह जानकारी आप लोगों को कैसा लगा कमेंट करके अपना राय जरूर दें और इस जानकारी को अपने दोस्त मित्रों के साथ साझा भी करें.

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